اهمیت تجزیه و تحلیل شغل در مدیریت منابع انسانی

تجزیه و تحلیل شغل یا Job Analysis، ممکن است به ظاهر یک مبحث خشک و رسمی و تئوریک و بدون کاربرد جدی عملی، به‌نظر برسد اما اگر کمی دقیق‌تر فکر کنیم، از جمله بخش‌های مهم حوزه‌ مدیریت منابع انسانی است که همه ما به شکلی با آن درگیر بوده‌ایم.

دوست شما که مدیر یک شرکت بازرگانی است، به شما می‌گوید که در جست‌وجوی یک همکار جدید به‌عنوان مسوول دفتر و دستیار مدیرعامل است و از شما می‌خواهد که اگر کسی را می‌شناسید، به او معرفی کنید. طبیعی است که شما خواهید پرسید: چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟در اینجا بسته به اینکه طرف مقابل، چقدر موضوع منابع انسانی را جدی بگیرد و تجربه‌های قبلی او از همکاران سابقش چه بوده باشد، پاسخ‌های متفاوتی خواهید شنید. از جملاتی مانند اینکه: «همین که انسان خوبی باشد کافی است!» یا «وظایف عمومی یه مسوول دفتر. الان مسوول دفتر خودتون چی‌کار می‌کنه؟ همون کارا! اصلا یکی مثل همون کارمند خودتون.»
دیالوگ‌های بالا، حرف‌های غیررسمی مدیران بیسواد و کم‌تجربه سطح پایین در سازمان‌های کوچک و ضعیف نیست، کسانی که تجربه مدیریت و کسب‌وکار را دارند، می‌دانند که جمله‌ها و مکالمه‌های بالا، از جمله‌ حرف‌های رایج و دغدغه‌های جدی مدیران ارشد عموم شرکت‌ها و سازمان‌ها است.
البته باید بپذیریم که به هر حال، کمبود نیروی انسانی در حدی است که مدیران گاهی اوقات، جرات نمی‌کنند انتظارات پیچیده و دقیق و مشخص داشته باشند و ترجیح می‌دهند از میان گزینه‌های در دسترس، گزینه‌ای را که ضعف‌ها و کمبود‌های آن، کمتر از بقیه است انتخاب کنند. اما از سوی دیگر، تا زمانی که این شکل از جست‌وجو و جذب نیروی انسانی رواج داشته باشد، کسانی هم که به شغل آینده خود فکر می‌کنند، دقیقا نمی‌دانند که باید خودشان را در چه حوزه‌ای تقویت کنند و چگونه خودشان را به همکاری کارآمد در سازمان‌ها تبدیل کنند.
البته این را هم باید بپذیریم که در بسیاری از سازمان‌ها، وضع ظاهری در این حد دردناک نیست. اسناد دقیق و مشخص از شرح شغل و فعالیت‌ها وجود دارد. فرآیند جذب نیروی انسانی و نیازسنجی‌های قبل از آن، به‌طور مشخص تعریف و تدوین شده و حتی ایزو هم گرفته‌اند! اما کمی دقیق‌تر که می‌شویم، می‌بینیم که همان درد عمومی سایر حوزه‌های مدیریت اینجا هم وجود دارد.
سازمانی که بیانیه ماموریت و اهداف و منشور ارزش‌هایش را - که اختصاصی‌ترین سند یک سازمان است - از روی دست شرکت‌های دیگر می‌نویسد، بسیاری از اوقات، در حوزه منابع انسانی هم چنین رفتاری را نشان می‌دهد. ما فراموش می‌کنیم که مدیر بازاریابی در 10 شرکت مختلف، ممکن است 10 کار کاملا متفاوت انجام دهد و همچنان عنوان زیبای مدیر بازاریابی را بر روی کارت ویزیت خود ثبت کرده باشد. حتما به این نکته توجه دارید که کاربرد تجزیه و تحلیل شغل، صرفا به جذب نیروی انسانی جدید محدود نیست. حتی برای برنامه‌ریزی آموزشی و توسعه توانمندی‌های همکاران فعلی خود نیز زمانی می‌توانیم موفق باشیم که موقعیت شغلی و نیازهای آن را بهتر بشناسیم.
حتی اخراج یک همکار - براساس قواعد منطقی و نه احساسی- زمانی می‌تواند درست و هوشمندانه باشد که با شناخت دقیق از موقعیت شغلی او، احساس کنیم که وی توانمندی‌های لازم برای این حوزه را ندارد.
قبل از هر چیز، اجازه بدهید که کمی وارد فضای رسمی آکادمیک بشویم و از شما بخواهیم که به تفاوت ظریف دو واژه شغل و موقعیت شغلی توجه داشته باشید. اگرچه بسیاری از مردم در گفت‌وگوها و نوشته‌های خود این دو لغت را به یک معنا به‌کار می‌برند، اما در حوزه مدیریت منابع انسانی، نباید از تفاوت این دو غافل شویم.شغل همان چیزی است که در زبان انگلیسی با عنوان Job مورد استفاده قرار می‌گیرد و موقعیت شغلی همان چیزی است که با عنوان Position در گفت‌وگوها و نوشته‌ها مطرح می‌شود. یک مثال ساده این تفاوت را نشان می‌دهد. استاد دانشگاه بودن یک شغل است اما یک دانشگاه ممکن است چهارصد موقعیت شغلی به‌عنوان استاد دانشگاه داشته باشد. اجازه بدهید، در مورد هدف از تجزیه و تحلیل شغل، کمی بیشتر صحبت کنیم؛ هدف از تجزیه و تحلیل شغل، این است که شرح وظایفی که برای یک شغل خاص در نظر گرفته شده است، ‌ مشخص شود و همین‌طور معلوم شود کسانی که قرار است در آن موقعیت شغلی مشغول به فعالیت شوند، باید چه ویژگی‌هایی داشته باشند.به‌عنوان مثال، وقتی از شغل «مدیر مالی» حرف می‌زنیم، تجزیه و تحلیل شغل، باید به ما بگوید که مدیرمالی چه وظایفی بر عهده دارد و همین‌طور به ما کمک کند که ویژگی‌های یک مدیر مالی توانمند را تعیین کنیم تا در جذب نیروی انسانی مناسب، بهتر و اثربخش‌تر عمل شود. طبیعی است که تجزیه و تحلیل شغل، کمک می‌کند در آینده ارزیابی بهتری از عملکرد مدیرمالی هم داشته باشیم و بتوانیم با شیوه مناسب‌تر و اثربخش‌تری، مکانیزم‌های اعطای پاداش و جبران خدمات را برای وی طراحی و اجرا کنیم.
هر وقت خواستید تجزیه و تحلیل یک شغل خاص را انجام دهید، باید به سوالات زیادی از جمله سوالات زیر پاسخ دهید:
چرا چنین شغلی در سازمان شما وجود دارد یا تصمیم گرفته‌اید وجود داشته باشد؟
قرارگرفتن در این موقعیت شغلی، چه فعالیت‌های فیزیکی و ذهنی را به همراه خواهد داشت؟
این شغل در چه محیطی (فیزیکی، روانی، اجتماعی و …) تعریف و اجرا می‌شود؟
فهرست دقیق وظایف مرتبط با این شغل چیست؟ شرایط انجام آنها، حجم هر یک، شرایط زمانی و مکانی انجام و موانع احتمالی انجام آنها چیست؟
انجام این شغل، مستلزم برقراری رابطه با چه کسانی و در چه سطوحی از سازمان خواهد بود؟
چه دانسته‌هایی می‌تواند به انجام بهتر این شغل کمک کند؟
چه مهارت‌هایی می‌تواند به انجام بهتر این شغل کمک کند؟
چه تجربیات و ویژگی‌های شخصیتی و علایقی می‌تواند به‌عنوان ضرورت یا تسهیل‌کننده در این شغل مطرح باشد؟
تجزیه و تحلیل شغل، نه‌تنها برای مدیران منابع انسانی و مدیران سایر واحدها، بلکه برای یک کارجو هم مفید است. اگر شخصی در جست‌وجوی کار بوده و بتواند موقعیت شغلی مطلوب خود را به درستی و دقت، تجزیه و تحلیل کند، نه‌تنها می‌تواند به یادگیری هدفمند و توسعه منظم توانمندی‌هایش بپردازد، بلکه در جلسه مصاحبه شغلی هم، این پیام را که: «من گزینه مناسبی برای شما هستم» را به بهترین شیوه به طرف مقابل منتقل کند. کسانی که در جلسه مصاحبه شغلی صرفا از مدرک تحصیلی و معدل فارغ‌التحصیلی و عنوان پروژه لیسانس یا ارشد خود حرف می‌زنند، به احتمال زیاد کسانی هستند که هیچ تصویر شفافی از مفهوم تجزیه و تحلیل شغل، در ذهن ندارند.