طراحی یک اتاق کار ایده‌آل

آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که طراحی دفتر کار شما تا چه حد می‌تواند در کارآیی و خلاقیت شما تاثیرگذار باشد؟ «جو هینز» به این سوال پاسخ می‌دهد. او مدیر شرکت‌های طراحی داخلی «استفل بچ» و «دالاس» است. او را دعوت کردیم و از او خواستیم تا در این رابطه ما را راهنمایی کند.

 
برای بالا بردن کارآیی، تفاوت میان طراحی یک دفتر کار خانگی و یک دفتر کار اداری اهمیت زیادی دارد. انجام کار اداری در خانه که یکی از انواع «دورکاری» است واقعا هیجان‌انگیز است؛ چرا که شما در خانه خود بیش از هر جای دیگری احساس راحتی می‌کنید و همین امر می‌تواند کارآیی شما را افزایش دهد. اما فراموش نکنید که اگر اتاق کار شما در خانه «زیادی» راحت باشد یا میان آن و سایر نقاط خانه مرز مشخصی وجود نداشته باشد، حتی ممکن است به کاهش کارآیی شما منجر شود.
هرچند که هنگام انجام کار اداری، عنصر «راحت بودن» عنصری حیاتی است؛ اما اگر محیطی که در آن کار می‌کنید بیش از حد خودمانی باشد شما تمایل خود را برای انجام کارها از دست می‌دهید. اگر در خانه کار می‌کنید، باید راهی پیدا کنید تا هنگام کار، خود را از آنچه در سایر نقاط خانه می‌گذرد کاملا جدا کنید و از تمامی اتفاقات و صداهایی که ممکن است حواس شما را پرت کند فاصله بگیرید.اما چگونه می‌توانید مرزهای اتاق کار خود را مشخص کنید؟ پاسخ سوال شما اینجاست؛ باید بتوانید اتاق کار خود را درست طراحی کنید.

پیش از طراحی اتاق کار این سوالات را از خود بپرسید؟
قرار است چه کارهایی در این اتاق انجام دهید؟
آیا ممکن است مشتری یا مراجعی از بیرون به دفتر کار شما رجوع کند؟
آیا گاهی لازم است برای انجام کار گروهی از همکاران خود دعوت کنید؟
چه نوع تجهیزاتی لازم دارید؟
آیا گاهی ناچارید از اتاق کار خود در کنفرانس‌های تلفنی یا ویدئویی شرکت کنید؟

لیستی که از پاسخ این سوالات تهیه کرده‌اید، «برنامه» شما برای طراحی اتاق کارتان است.گام بعدی انتخاب یک جای مناسب است. لازم نیست این فضا بزرگ باشد؛ اما باید از سایر نقاط خانه جدا باشد. می‌توانید از فضایی استفاده کنید که مدت‌ها بلااستفاده بوده است. اتاق یا فضایی که برای کار خود انتخاب می‌کنید باید تنها به‌کار شما اختصاص داشته و جزو حریم کاری شما باشد.تمام آنچه را که به کارتان مربوط می‌شود به اتاق کارتان منتقل کنید تا بتوانید هر چه را که نیاز دارید در کوتاه‌ترین زمان ممکن پیدا کنید. فراموش نکنید که اتاق کار برای انجام کار است و اتاق خواب برای استراحت. بنابراین لازم است که اتاق خواب خود را نیز از ابزار کار خالی کنید تا هنگامی که خسته‌اید و نیاز به استراحت دارید، مسائل کاریتان ذهن شما را درگیر نکند. همین اقدام ساده کیفیت زندگی شخصی و حرفه‌ای شما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
برای ساعات کار خود برنامه‌ریزی کنید و ساعات مشخصی را در روز تنها به انجام کار اختصاص دهید. مدیریت زمان، در زندگی شما تعادل ایجاد می‌کند، به شما کمک می‌کند انسان مفیدتری باشید و بتوانید فعالیت‌های روزانه خود را سازماندهی کنید. بزرگ‌ترین مشکل افرادی که در خانه کار می‌کنند این است که نمی‌توانند زندگی کاری و زندگی شخصی خود را از یکدیگر تفکیک کنند.برای رفع این مشکل لازم است که برنامه‌ریزی کنید و ساعات کار خود را مشخص کنید. متداول‌ترین اشتباهاتی که مردم هنگام طراحی اتاق کار مرتکب می‌شوند، چیستند؟نصب تلویزیون روی دیوار اتاق کار، کمبود فضا برای نگهداری اطلاعات و منابع مرجع، تجهیزات قدیمی و خارج از رده و سیم‌کشی‌های نامنظم و درهم و برهم از جمله مشخصات یک طراحی داخلی نادرست هستند.هنگام طراحی اتاق کار چه عواملی را باید در نظر داشته باشیم؟

پیش از طراحی اتاق لازم است که پنج عامل را در نظر بگیریم:
۱- تجهیزات. برای کسی که دورکاری می‌کند سرعت و کارآیی عناصری حیاتی‌اند. باید بتوانید درست تصمیم بگیرید. مثلا از خود بپرسید که آیا در حال حاضر خرید یک دستگاه کپی رنگی ضروری است یا خیر؟ این کاملا به میزان استفاده شما از دستگاه بستگی دارد و شاید با رجوع به مغازه‌های فتوکپی و زیراکس بتوانید کار خود را راه بیندازید. برای تجهیزاتی که هر روز از آنها استفاده نمی‌کنید هزینه نکنید.برای اتاق کار خود یک هاب وایرلس تهیه کنید تا بتوانید در هر کجای اتاق که هستید، پشت میز یا روی مبل، نشسته یا ایستاده از لپ‌تاپ خود استفاده کنید. همین اقدام ساده می‌تواند خلاقیت شما را هنگام تصمیم‌گیری و انعطاف‌پذیری شما را هنگام کار افزایش دهد. شاید بهتر باشد برای تماس‌های کاری خود یک خط تلفن جداگانه بگیرید تا همکاران یا مدیرتان پشت خط تلفن خانه شما معطل نشوند.
برای این خط تلفن کاری، دستگاه تلفنی بگیرید که به اسپیکر و سیستم پیامگیر مجهز باشد و بتوانید با آن کنفرانس تلفنی برقرار کنید.سیستم کامپیوتری و اینترنت خود را از شرکت‌هایی خریداری کنید که تیم خدمات پس از فروش و پشتیبانی آنها پاسخگو و به شما نزدیک باشند تا بتوانید پاسخ سوالات خود را در کمترین زمان ممکن دریافت کنید و اگر لازم شد به آنها رجوع کنید.بهتر است تجهیزاتی تهیه کنید که پرسرعت و به‌روز باشند؛ چرا که در این صورت در ازای پرداخت پول، در زمان صرفه‌جویی می‌کنید.حالا که تجهیزات مناسب خریداری کرده‌اید، چه بهتر که آنها را بیمه کنید. بیمه، آرامش خاطر شما را تامین می‌کند. شرکت‌هایی هستند که با رجوع به آنها می‌توانید تجهیزات خود را در برابر هر حادثه‌ای بیمه کنید.

۲- نور. اتاق شما باید از نور کافی برخوردار باشد. در طول روز تا جایی که می‌توانید از نور طبیعی استفاده کنید. اگر اتاق کار شما پنجره‌ داشته باشد، کار شما راحت‌تر است چرا که نور خورشید مناسب‌ترین نور برای انجام کار است. خورشید تنها منبع نوری است که میزان نور سفید آن بیشترین توازن را داراست و در این نور که شامل طیف وسیعی از رنگ‌هاست، سهم هر رنگ با سهم رنگ دیگر برابر است. در حقیقت از ترکیب همه این رنگ‌هاست که نور سفید تشکیل می‌شود. به همین علت نور سفید هیچ‌گاه دارای یک رنگ ثابت نیست. رنگ نور خورشید همچنین در نواحی جغرافیایی مختلف متفاوت است. اما به هر حال نور خورشید در هر کجا و به هر شکلی که باشد بهترین منبع نور برای انجام کارهای روزمره و اداری است.

اما اگر پنجره یا نورگیر ندارید، لازم است که اتاق خود را نورپردازی کنید. این نورپردازی هم باید نورهای کلی اتاق مثل لامپ‌های سقفی و هم نورهای جزئی مثل چراغ مطالعه را شامل شود.نورپردازی نامناسب می‌تواند تاثیرات روانی مخربی چون افسردگی را موجب شود پس آن را جدی بگیرید. معمولا نوری که رنگ زرد، رنگ غالب آن است توصیه می‌شود چرا که انسان در این نور احساس آرامش بیشتری می‌کند. رنگ زرد، رنگ روشنایی است و در طیف رنگ‌ها، درست در حد فاصل رنگ‌های گرم و سرد قرار دارد. برای جلوگیری از انعکاس نور، سعی کنید آن را در مقابل صفحه مانیتور قرار ندهید. مهم‌ترین عامل هنگام نورپردازی توانایی کنترل روشنایی نور و شدت آن است. مراقب چشمان خود باشید.

۳- حریم خصوصی. هیچ‌کس نمی‌تواند در میان همهمه و سر و صدا درست کار کند. هنگامی که اتاق یا فضای کار خود را طراحی می‌کنید، باید حریم خصوصی آن را نیز در نظر داشته باشید. به عبارت دیگر، میان اتاق کار شما و سایر فعالیت‌های روزمره خانه حریمی مشخص وجود داشته باشد. هرچند که استفاده از هدفون می‌تواند به شما کمک کند تا صداهای مزاحم را نشنوید اما هیچ‌کس دوست ندارد دائما از هدفون استفاده کند. اگر اتاق کار مجزا ندارید می‌توانید برای ایجاد حریم خصوصی فضای کار، از پارتیشن‌های متحرک استفاده کنید. بعضی از این پارتیشن‌ها دارای قفسه کتاب نیز هستند که نه تنها مانند دیوار عمل می‌کنند بلکه می‌توانید کتاب‌ها یا سایر وسایل خود را نیز در این قفسه‌ها بچینید. بدین ترتیب از کمترین فضا بیشترین بهره را برده‌اید.

۴- چیدمان/ سازماندهی. «هر چیزی سر جای خودش»؛ این یک قانون قدیمی است. اگر هر وسیله‌ای را سر جای خودش قرار دهید، استرس کمتری خواهید داشت. طبیعتا اگر برای قرار دادن هر وسیله‌ای فضایی تعبیه کرده باشید اتاق شما منظم‌تر خواهد بود.میز کار شما باید محل قرار گرفتن لپ‌تاپ، یا کامپیوتر شخصی و وسایلی باشد که هر لحظه به آنها نیاز دارید. میز شما احتمالا جایی است که بیشترین زمان را پشت آن می‌گذرانید. تمام روش‌های چیدمان کاغذها روی میز کارتان را بررسی کنید. بازدهی شما به میزان قابل توجهی به نظم میز کارتان بستگی دارد. تنها در سایه نظم است که می‌توانید بی وقفه به‌کار خود بپردازید و نگذارید کوهی از ورق و کاغذها در کارتان اختلال ایجاد کند.برای طراحی اتاق کار خود می‌توانید از ایده‌های شرکت ایتالیایی EmmeBi که یکی از شرکت‌های صاحب‌نام در عرصه طراحی داخلی ادارات و اتاق‌های کار است، کمک بگیرید. (به گوگل بروید و نام این شرکت را جست‌وجو کنید. طراحی‌های این شرکت شگفت‌انگیز است). لازم نیست خیلی هزینه کنید، کافیست کمی خلاقیت به خرج دهید.

۵. ارگونومی یا فاکتورهای انسانی. سلامت، ایمنی و آسایش شما از هر چیزی مهم‌تر است. بنابراین لازم است تجهیزاتی را انتخاب کنید که به سلامت شما آسیبی نرساند. شرکت‌های تولید صندلی‌های اداری امروز به موفقیت‌های قابل توجهی در زمینه ساخت صندلی‌های قابل تنظیم و راحت دست یافته‌اند. تولید صندلی‌های راحت دغدغه اصلی این شرکت‌هاست تا جایی که حالا تنها به تولید بسنده نمی‌کنند و درباره ساختار بدن انسان و مکانیسم نشستن انسان از نظر بیومکانیکی نیز تحقیق می‌کنند. نتیجه این تحقیقات صندلی‌های نرم‌و انعطاف‌پذیری هستند که به شما این امکان را می‌دهند تا برای ‌ساعت‌ها پشت میز کار خود بنشینید بی آنکه احساس درد یا خستگی کنید. «کایلهار» (Keilhauer) و «هیومن اسکیل» دو شرکت پیشگام در تولید صندلی‌های اداری هستند که طراحان آنها سال‌هاست که درباره نیازهای فیزیکی بدن انسان هنگام نشستن و کار تحقیق می‌کنند. اگر شغل شما به گونه‌ایست که ناچارید ساعت‌ها پشت میز بنشینید، بهتر است برای خرید یک صندلی مناسب بیشتر هزینه کنید.
اگر پاهایتان به زمین نمی‌رسد، وسیله‌ای مانند یک چهارپایه کوچک تهیه کنید تا پاهایتان را روی آن بگذارید. حتی شکل ماوس و کیبورد شما نیز در میزان خستگی شما در پایان روز تاثیر دارد. تمام تلاشتان را بکنید تا میزان خستگی جسمی و استرس خود را در طول ساعات کاری به حداقل برسانید. شما برای ادامه کار به بدن خود نیاز دارید پس مراقب سلامت جسمی خود باشید.چه کنیم تا طراحی اتاق ما با محیط زیست سازگار باشد؟اگر دوستدار محیط زیست هستید احتمالا نام «پایداری» را نیز بارها شنیده‌اید. پایداری یعنی همسو شدن با روند حیات طبیعی و اکوسیستم‌ها. کامپیوترها از مواد آسیب‌زایی چون فلزات سنگین و مواد شیمیایی سمی ساخته شده‌اند. آنها همچنین برق مصرف می‌کنند. در زمان استراحت، تمامی وسایل برقی خود را در حالت «استندبای» قرار دهید. سیستم کامپیوتر خود را طوری تنظیم کنید تا انرژی کمتری مصرف کند. همچنین می‌توانید زباله‌های قابل بازیافت را از سایر زباله‌ها جدا کنید.شما روی زمین زندگی می‌کنید پس بهتر است سیاره خود را از یاد نبرید. تلاش کنید تا جایی که ممکن است از منابع انرژی طبیعی استفاده کنید. همچنین از منابع محلی استفاده کنید، چراکه خرید از تولید‌کنندگان محلی به معنای بازگشت سرمایه و گردش آن در همان محل است و کسب و کار آن منطقه را زنده و سرپا نگه می‌دارد.

چه رنگی برای یک اتاق کار مناسب است؟
روانشناسی رنگ حقیقت دارد. بعضی از رنگ‌ها باعث می‌شوند از نظر احساسی و فیزیکی واکنش نشان دهید. رنگ‌ها می‌توانند بر حال روحی شما تاثیر گذاشته یا به شما انرژی ببخشند. آبی، سبز و بنفش در طیف رنگ‌های سرد قرار می‌گیرند. رنگ‌های سرد در شما ایجاد آرامش می‌کنند، آبی حتی می‌تواند شما را خواب‌آلوده کند پس آبی رنگ مناسبی برای یک اتاق کار نیست.سبز که رنگ غالب طبیعت است جزو رنگ‌های خنثی است. ما در محیط‌های سبز احساس راحتی می‌کنیم چراکه احساس تازگی و آسایش ما را بر‌می‌انگیزد و تمرکز ما را افزایش می‌دهد. زرد جلب توجه می‌کند، به همین خاطر است که ما با استفاده از رنگ زرد بعضی از نوشته‌ها را هایلایت می‌کنیم. هیچ رنگی به اندازه زرد نظرها را به خود جلب نمی‌کند. زرد شادی‌آور و امیدبخش است اما زرد پررنگ می‌تواند تمرکز شما را از بین برده و یا حتی باعث شود عصبی شوید.
قرمز انرژی‌بخش و هیجان‌آور است. اگر رنگ قرمز را دوست دارید و نمی‌توانید از آن بگذرید، سعی کنید تنها بخش‌های کوچکی از اتاق، مثل رومیزی یا قاب پنجره قرمز باشد و برای فضاهای بزرگی چون دیوارها یا پرده‌ها رنگ دیگری را انتخاب کنید.بنفش رنگ خلاقیت و تصویرسازی است درحالیکه سفید، طوسی و استخوانی از جمله رنگ‌های متداول و پرطرفداری هستند که ترکیبی از آنها و سایر رنگ‌ها به اتاق کار شما روح و انرژی می‌بخشد.آن چه مهم است ترکیب این رنگ‌ها به بهترین نحو ممکن است.

و سخن آخر؟
اتاق کار شما باید نماینده شما و دربردارنده اشیاء و عکس‌های مورد علاقه شما باشد تا در مواقع استراحت از دیدن آنها لذت ببرید. همین چیزهای کوچک است که به اتاق شما روح می‌بخشد و باعث می‌شود نسبت به آن احساس تعلق کنید و اگر آن را درست طراحی کنید، ساعات کاری لذت‌بخشی را در اتاق خود خواهید گذراند.