یک مدیر حرفه‌ای وارد کارزار مذاکره می‌شود؟

توانایی شما در شناخت و ارزیابی استراتژی‌های طرف مقابل و نحوه بازی کردنشان می‌تواند به شما کمک کند تا ضمن برگزاری مذاکرات عالی و سازنده به نتایج درخشان و مطلوبی دست یابید.

 
واقعیت این است که اکثر افراد در زمان مذاکره به‌گونه‌ای رفتار می‌کنند که افکار درونی‌شان به‌راحتی قابل شناسایی است و در نتیجه می‌توان واکنش‌ها و تصمیم‌گیری‌های بعدی‌شان را تا حد زیادی پیش‌بینی کرد، ‏ همان‌طور که یک شطرنج‌باز حرفه‌ای، هر چقدر هم تلاش کند تا نیت و هدف اصلی از حرکت دادن مهره را پنهان کند، باز هم این امکان وجود دارد که دست او را خواند و فهمید که او چه استراتژی و هدفی را دنبال می‌کند. بنابراین شما هم می‌توانید بر اساس گفته‌ها و واکنش‌های طرف مقابلتان در مذاکره، به تمایلات و استراتژی‌های مورد استفاده او پی برده و با مهره‌های حریف بازی کنید. تاریخ همیشه تکرار می‌شود. نخستین نکته‌ای که در مورد بازی‌خوانی در مذاکره مطرح می‌شود این است که رابطه مستقیم و پررنگی بین روش و استراتژی مذاکره‌کننده مقابل شما در گذشته با روشی که او در مذاکرات آینده در پیش خواهد گرفت، وجود دارد. بسیاری از افراد فقط از یک استراتژی یا روش در مذاکراتشان استفاده می‌کنند و ترجیح می‌دهند با کمک همان روشی که در آن مهارت کافی پیدا کرده‌اند، به مصاف طرف مقابل بروند. پس اگر با طرف مقابلتان پیش از این نیز مذاکره کرده‌اید، بدانید که نخستین اولویت او در مذاکره جدید نیز همان استراتژی پیشین اوست.

تیپ‌های شخصیتی مذاکره‌کنندگان
واقعیت دیگری که در این میان نباید از آن غفلت کرد این است که علاوه‌بر پیشینه مذاکره‌ای افراد، روش‌های رفتاری و تیپ‌های شخصیتی آنها نیز تاثیر بسزایی بر نحوه مذاکره‌شان دارد و حتی اگر شما برای اولین بار با افراد مقابلتان مشغول مذاکره باشید هم می‌توانید ارزیابی دقیقی از آنها به دست آورید. در چنین ارزیابی‌هایی که پیشینه و سوابق گذشته مذاکرات قبلی نمی‌تواند به شما کمک کند، شناخت شخصیت و تمایلات فردی طرف مقابل کلید موفقیت در مذاکره خواهد بود و تنها از این طریق است که خواهید توانست به استراتژی و تمایلات او در مذاکره پی ببرید.

تحلیلگران: مذاکره‌کنندگانی کند و حسابگر
کسانی که دارای تیپ شخصیتی تحلیلگر هستند افرادی هستند که در زمان انجام مذاکره، کمترین احساسات و عواطف را از خود بروز می‌دهند، ‏ به عبارت بهتر، احساسات و عواطف خود را در مذاکره دخالت نمی‌دهند. خوشبختانه دیگران در زمان مذاکره با چنین تیپ‌هایی که با حسابگری پیش می‌آیند، چندان غافلگیر نمی‌شوند چرا که آنها بر اساس حساب‌های ساده‌ای مثل دو دوتا چهارتا پیش می‌آیند و نقش عوامل متغیری چون احساسات و عواطف در نحوه مذاکره آنها بسیار اندک و ناچیز است. چنین افرادی از اعلام علنی و در ملأعام عقاید شخصی خود ابا دارند و از تصمیم‌گیری و مشورت با همکاران خود در برابر دیگران اجتناب می‌ورزند. در برخورد با این نوع مذاکره‌کنندگان باید به‌گونه‌ای رفتار کنید که به آنها بقبولانید تمام اطلاعات و داده‌هایی که برای تصمیم‌گیری‌شان مورد نیاز است را در اختیار دارند و تصمیمی که می‌گیرند برمبنای آن اطلاعات اتخاذ می‌شود. شما باید به‌گونه‌ای با آنها رفتار کنید که ترس بالقوه‌ای که در وجود چنین افرادی نهادینه شده یعنی «ترس از اشتباه» از میان برود. در این حالت است که شما می‌توانید مذاکره موفقی با این افراد داشته باشید. پس باید آگاه باشید که چنین افرادی با ذهنیتی از قبل شکل گرفته وارد مذاکره می‌شوند و این شما هستید که باید ذهنیت قبلی آنها را تغییر دهید و استراتژی اجتناب ورزیدن را از آنها سلب کنید.

نتیجه‌گرایان:‏ مذاکره‌کنندگانی سریع و روراست
شاید مذاکره کردن با افرادی که نتیجه‌گرا هستند برای خیلی‌ها سخت و پیچیده باشد اما بعضی از مدیران کارکشته و جسور دوست دارند با این افراد وارد مذاکره شوند. زیبایی مذاکره با نتیجه‌گرایان در کوتاه‌مدت و محدود بودن توجه‌ها و خواسته‌های آنها، غیر احساسی بودنشان و مهم‌تر از همه روراستی آنها نهفته است. دربرخورد با چنین افرادی شما دقیقا می‌دانید که چه می‌خواهید و آنها چه می‌خواهند. آنها اغلب اوقات از استراتژی رقابت در برابر شما استفاده می‌کنند، اما این فقط برای امتحان کردن شما است. آنها می‌خواهند با آغاز رقابت با شما، افکار و تمایلات و توانایی‌هایتان را محک بزنند و بفهمند که چطور و چقدر برای مذاکره آماده و مهیا هستید. در برخورد با این تیپ افراد، بهتر است از رویکردی تعاملی بهره بگیرید چرا که به محض اینکه آنها مطمئن شوند که شما خواهان تعامل و تعاطف در مذاکره هستید، با چرخش از استراتژی رقابت به تعامل، مذاکره با شما را با هدف رسیدن به راه و نتیجه «برد-برد» ادامه خواهند داد درحالی‌که آنها چنین چرخش استراتژیک و مثبتی را در مورد کسانی که با آنها برخورد تعاملی نداشته باشند، صورت نخواهند داد. چنین افرادی به دنبال رسیدن به نتیجه مطلوبشان هستند و چنانچه مطمئن شوند که شما به آنها کمک می‌کنید تا به نتیجه برسند، با شما همکاری و همیاری خواهند داشت. بنابراین عاقلانه‌تر آن است که سعی کنید در مراحل اول مذاکره با چنین تیپ‌هایی، به پیشنهادهایشان جواب مثبت دهید تا به این وسیله اعتمادشان را جلب کنید و راه را برای مراحل بعدی مذاکره هموارتر سازید. اما اگر در برابر این افراد چنین نکنید و نتوانید اعتمادشان را جلب کنید یا بدتر اینکه موجب سلب اعتمادشان شوید، آنها سایه شکست و ناکامی را بر سرشان خواهند دید و در این زمان است که مذاکره با این افراد بسیار دشوار و گاه غیرممکن می‌شود.

رویاپردازان: مشتاقان دریافت پیشنهاد
رویاپردازان در مذاکره را می‌توان «نیمه تعامل‌کنندگان» نامید، کسانی که ایده تعامل و همکاری با دیگران را دوست دارند و فی‌نفسه اهل تعامل هستند. اما مهم‌ترین مشکلشان عدم انضباط و توجه کافی‌شان برای تحقق این استراتژی است. آنها در رویای تعامل با طرف مقابلشان به سر می‌برند، به ندرت در راستای تعامل واقعی و عملی گام برمی‌دارند و منتظر طرف مقابل می‌مانند تا چنین کند. مشکل دیگر چنین افرادی این است که آنها امروز شما را دوست دارند و با شما به توافق می‌رسند اما هیچ تضمینی وجود ندارد که فردا نیز با شما چنین کنند و حتی نام شما را به خاطر داشته باشند. بنابراین شما در برخورد با چنین مذاکره‌کنندگانی باید اول از همه ابتکار عمل را در دست بگیرید و در وهله بعد، مذاکره و معامله را خیلی سریع به نتیجه برسانید، چرا که اگر چنین نکنید آنها خیلی زود از تعامل با شما دلسرد شده و به جای تعامل از استراتژی اجتناب و دوری گزیدن از شما استفاده خواهند کرد. در مذاکره با این نوع شخصیت‌ها، یک لحظه طلایی و ناب وجود دارد که طی آن، آنها آماده انجام تعامل و به نتیجه رساندن مذاکره هستند و شما نیز باید از این لحظه نهایت استفاده را کنید. چرا که در صورت قصور در این کار، آن فرصت طلایی را از دست داده و به سختی می‌توانید مذاکره را به نتیجه مطلوبی برسانید.
آنچه این افراد از آن بیزار هستند، تعلل و انفعال شماست. بنابراین در برخورد با چنین افرادی، با دستی پر از پیشنهادهای مطلوب با آنها وارد مذاکره شوید و به آنها انرژی مثبت و سازنده دهید و خواهید دید که آنها در زمان بسیار کوتاهی به پیشنهادتان جواب مثبت خواهند داد به شرطی که آن پیشنهاد بر اساس علایق و خواسته‌هایشان تنظیم شده باشد. سرعت عمل و دقت شما در این وضعیت می‌تواند به موفقیت سریع و کامل شما در فرآیند مذاکره کمک شایانی کند. پس بدانید در مقابله با رویاپردازان این شما هستید که می‌توانید و باید مذاکره را به مسیر درست و نقطه مطلوب برسانید و تصمیم‌گیری را برای طرفین آسان‌تر سازید.

خوش برخوردها
واقعیت این است که مذاکره با افرادی که خوش برخورد و خوش اخلاق هستند آن چنان‌که به نظر می‌رسد آسان و ساده نیست.مشکل اصلی مذاکره با افراد خوش برخورد و خوش اخلاق در این است که شما فکر می‌کنید آنها شما را دوست دارند، غافل از اینکه آنها رقبای شما را هم دوست دارند و به خاطر دوری جستن از تعارض و اختلاف با شما است که برخوردی دوستانه با شما دارند. آنها برخلاف نتیجه گرایان و رویاپردازان هیچ عجله‌ای برای تصمیم‌گیری و به نتیجه رسیدن ندارند. به عبارت دیگر آنها چندان لزومی به ایجاد تغییر نمی‌بینند. استراتژی اجتناب برای آنها ایده‌آل به نظر می‌رسد.
به عبارت بهتر خوش برخوردها را می‌توان «اجتناب‌کنندگان نهایی» نامید که برخلاف تحلیلگران که از همان آغاز و تا قبل از جمع‌‏آوری اطلاعات و داده‌های کافی رویکرد اجتنابی را آغاز می‌کنند، ترجیح می‌دهند اتخاذ تصمیم نهایی را تا زمانی که کاملا نسبت به تحقق خواسته‌های خود مطمئن نشدند به تعویق بیندازند. از نظر آنها، مذاکره یعنی منتظر ماندن و حوصله کردن تا وقتی که مسائل فیمابین حل و فصل یا اینکه کاملا محو شود. این افراد علاوه‌بر اجتناب، به استراتژی امتیاز دادن نیز گرایش دارند و می‌کوشند تا به‌منظور دوری جستن از اختلاف و تعارض با طرف مقابل، حتی بیش از حد لازم امتیاز دهند.

در نخستین دیدار چه باید کرد؟
تمام آنچه تا اینجا گفته شد برای مذاکره با کسانی که ما آنها را از قبل می‌شناسیم و به ویژگی‌های رفتاری و شخصیتی‌شان آشنا هستیم مفید خواهد بود. اما با کسانی که برای اولین بار با آنها برخورد کرده و می‌خواهیم با آنها وارد مذاکره شویم، چگونه باید مذاکره کرد؟ در پاسخ به این سوال کلیدی باید گفت که شما برای مذاکره با کسی که برای اولین بار با او رودررو شده و قرار است مذاکره‌ای با او صورت دهید، باید به یکسری اطلاعات و ارزیابی‌ها مجهز باشید که بهترین منبع برای جمع‌آوری آن اطلاعات و انجام آن ارزیابی‌ها، شرکتی است که آن فرد برای آن کار می‌کند. شما باید بفهمید که آن شرکت از چه سیاستی برای مذاکره با دیگران استفاده می‌کند و آیا رویکردی تعاملی و مبتنی بر روحیه همکاری در برخورد با شرکت‌های دیگر اتخاذ می‌کند یا اینکه استراتژی رقابت را سرلوحه مذاکراتش قرار می‌دهد. علاوه براین نحوه رفتار و رابطه آن شرکت با مشتریان، تامین‌کنندگان قطعات و سهامدارانش نیز می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در اختیارتان قرار دهد که با استفاده از آن می‌توانید شناخت مطلوبی از مذاکره‌کننده آن شرکت به دست آورید.
عوامل و متغیرهای دیگری چون فرهنگ سازمانی، وب‌سایت‌های رسمی شرکت و شهرت شرکت نزد عموم مردم و بین فعالان صنعتی نیز می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را برای شناخت طرف مذاکره‌تان در اختیار شما قرار دهد. کافی است نگاهی به اساسنامه و عملکرد گذشته یک شرکت بیندازید تا به‌عنوان مثال با دیدن شعارها و اولویت‌هایی همچون «همکاری»، «ارزش‌آفرینی»، «رابطه»، «تعامل» و ... به رویکرد تعامل غالب در آن شرکت آگاهی یابید و چنانچه دیدید یک شرکت می‌کوشد تا حتی آدرس و تلفن تماس خود را با اکراه یا شرایط خاص در اختیارتان قرار دهد، بدانید که آنها در مذاکراتشان با شما، به احتمال زیاد از استراتژی رقابت استفاده خواهند کرد.
نکته دیگری که در این میان باید به آن توجه زیادی داشته باشید، تفاوت‌های موجود بین شرکت‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی است. با توجه کافی به دولتی یا خصوصی بودن شرکت طرف مذاکره‌تان می‌توانید تا حد زیادی رفتار و استراتژی‌های مذاکره‌کننده آنها را پیش‌بینی کنید. در ضمن جمع‌آوری اطلاعات از سایر شرکت‌هایی که بیش از این با این شرکت یا مذاکره‌کننده‌اش رابطه‌ای داشته‌اند، نیز می‌تواند مفید به فایده و آموزنده باشد و اطلاعات ارزشمندی را در اختیارتان قرار دهد.